Frilansguiden, avsnitt åtta: Kassaflödeskris, bumeranger och långsiktiga strukturer

Varmt välkommen till den sista veckan av vår bloggserie om smartare prissättning som frilans! De senaste sex veckorna har vi tillsammans kikat på och diskuterat vanliga problem du kan stöta på när du ska offerera, ta betalt och förhandla – och hur du kan hantera dem på ett smidigt och proffsigt sätt.

Av naturliga skäl är det här ett tema som nog aldrig blir färdigdiskuterat eller klart, men jag tänkte ändå försöka knyta ihop säcken i vår serie idag.

Vi gör det genom att först kika på ytterligare två vanliga prissättningsproblem som jag tror att du garanterat känner igen dig i, därefter tänkte jag avsluta med att prata om hur du kan skapa vettiga strukturer som stöttar dig långsiktigt i ditt frilansande.

Låter det som något du kan behöva en dos av idag? Fint! För nu fortsätter vi.

Låt oss rivstarta med ett något tabubelagt ämne. Det händer oss alla: det är överjävligt, ångestfyllt, stressigt och dessutom skapar det en känsla av skam när vi befinner oss i det här läget som gör det ännu svårare att hantera på ett vettigt sätt.

Jag pratar givetvis om:

Kassaflödeskrisen

🤷‍♀️ Problem #8: Just nu har du akut kris i kassaflödet och måste ha in pengar. Att jobba strategiskt och långsiktigt med prospektering och nykundsanskaffning är helt enkelt inte ekonomiskt möjligt i nuläget då du brådskande måste lösa månadens kostnader.

🚩 Risk: I en kassaflödeskris finns flera risker. Du kan bli tvungen att tacka ja till uppdrag du egentligen bestämt dig för att inte göra, arbeta med kunder i fel bransch eller gebit, samt framför allt tvingas tacka ja till lägre arvoden än vad som är rimligt. Alternativet är samtidigt givetvis inget alternativ, då du behöver få in pengar, det behöver gå fort och du därmed inte har råd att vara kräsen.

✅Lösning: Innan du överhuvudtaget kan börja fundera i termer av arvoden måste du naturligtvis se till att först hitta uppdrag. Det kan vara knepigt, men här är några sätt du kan testa:

Uppdatera din profil i Brainville och dela ut den. Nu syns du för alla uppdragsgivare på Brainville och ökar dina chanser rejält att hitta ett uppdrag!
Hör av dig till tidigare uppdragsgivare och nöjda kunder. Skriv ett kort mejl och briefa om att du just nu har ledig tid över och uppmuntra dem att höra av sig om de behöver hjälp med någonting.
Våga svälj stoltheten och lägg ut uppdateringar på dina sociala medier om att du just nu behöver fler uppdrag. Det här kan kännas väldigt obekvämt om du aldrig gjort det förut, vänd då på resonemanget: Hur ska någon ha en chans att anlita dig och veta om att du behöver och vill ha fler uppdrag om du inte säger det? Tyvärr läser omvärlden inte dina tankar, så det kommer inte mirakulöst att komma någon och knacka på dörren och erbjuda dig ett uppdrag om du inte kommunicerar att du är öppen för ett.

När du lyckats signa ett uppdrag

Acceptera tillfälligt ett lägre arvode om det krävs, men tydliggör för kunden att du gör det under en viss period eller för ett specifikt projekt. Var noga med att skriva ett avtal och definiera när avtalet går ut och – i den mån det går – ha även en muntlig dialog med kunden och flagga för att om ni väljer att fortsätta så behöver du höja priset. Är det ett längre uppdrag du tvingas arvodera till lägre pris kan det vara en idé att då marknadsföra gentemot kunden att det lägre arvodet är en uppstartsrabatt som enbart gäller under en avgränsad period.
Om möjligt, förskottsfakturera en viss procent av totalen direkt vid uppstart. Se gärna över faktureringsvillkoren. Större bolag sätter till exempel ofta i system att pressa även mindre leverantörer och samarbetspartners till orimligt långa betalningstider. Du måste inte gå med på detta, det går alldeles utmärkt att du erbjuder betalningsvillkor om exempelvis 10, 14 eller 20 dagar. Det är ingenting konstigt och de flesta uppdragsgivare förstår detta.
Se upp för att måla in dig i ett hörn med skrivningar som att du fakturerar efter slutfört projekt! Ta istället för vana att alltid á conto-fakturera nedlagd tid varje månad, så slipper du sitta gisslan och vänta på dina pengar ifall att kundens beslutsprocesser drar ut på tiden.

Hur undviker du att hamna i kassaflödeskris från första början då? Det ska vi återkomma till i slutet av det här inlägget, men innan vi gör det ska vi dock även ta oss en titt på det sista prissättningsproblemet för den här serien, nämligen:

Bumerangen

🤷‍♀️ Problem #9: Kund som du tidigare utfört lågt betalt uppdrag för (kanske i samband med just en kassaflödeskris) återkommer och vill jobba med dig igen.

🚩 Risk: Du kommer eventuellt att få för lite betalt igen om du tackar ja.

✅Lösning: Kommunicera till kunden att du jättegärna jobbar med dem igen och att du är glad över att de hör av sig. Beroende på exakt hur förfrågan och dialogen ser ut kan du anpassa ditt budskap därefter, vill du ha lite hjälp på vägen så är här några förslag på vad du kan utgå ifrån. Du kan till exempel:

Kommunicera att då efterfrågan på dina tjänster ökat så har du dock behövt se över och justera dina priser och numera tar du pris X för motsvarande. Om det funkar för kundens budget så kan du vara tillgänglig för uppdraget från och med överenskommet datum.
Påminna om och förtydliga att senast ni jobbade ihop så fick de en engångsrabatt som inte längre är giltig och att ordinarie pris som är X nu gäller
Om det är ett tag sedan ni senast jobbade ihop har du med största sannolikhet hunnit justera dina priser ett antal gånger. Var då tydlig med det. En förutsättning för att ett trevligt samarbete ska fungera långsiktigt behöver givetvis också bygga på att du kan ta rätt betalt, annars spelar det ingen roll hur trevlig kunden är, hur roligt och utvecklande uppdraget är o.s.v.

Det där med strukturen då? Hur ser man egentligen till att ha ett löpande inflöde av kunder, undvika akuta kassaflödeskriser och fakturera i tid?

En stor utmaning när du startar eget handlar ofta om att professionalisera dina egna processer. Du kanske aldrig behövt fundera på processer tidigare i ditt arbetsliv, speciellt inte om du haft förmånen att jobba renodlat kreativt, men ska du frilansa och göra det på ett hållbart sätt – gör dig själv en tjänst och skapa standardiserade processer som underlättar för dig.

Att hitta struktur och öka professionalismen i ditt företaget är inte så krångligt som det låter. Det kan handla om exempelvis så enkla saker som att:

Efter varje möte med en potentiellt ny kund ska du sätta dig ner direkt och göra en summering av vad ni pratade om (din professionalism)
Ifall att ni kommit överens om att du ska återkoppla med ett formellt förslag så är ditt kundlöfte att du alltid återkopplar med din offert inom fem dagar (din struktur)
Du bestämmer dig för att du ska ta fram en mall som du kan återanvända för dina offerter och därmed spara tid (din effektivitet)
Du skriver ner standardsvar på frågor som du tycker är lite jobbiga att ta i. Nästa gång du får frågan behöver du inte fundera på vad du ska svara utan kan snabbt klicka fram ett välformulerat, genomtänkt svar och skicka iväg (din marknadsföring och dina värderingar)
Sortera återkommande mallar, arbetsdokument och marknadsföringsmaterial till exempel på Google drive eller i Trello så att du lätt kan få översyn och komma åt materialet (ditt vardagliga arbetsflöde)
Förebygga kassaflödeskriser genom att alltid hålla igång flera dialoger och relationer. Börja med att definiera vad en säljaktivitet är för dig, se sedan till att utföra minst tre per dag så kommer du över tid att bygga upp ett stabilt flöde av kontakter. Idealiskt bör du naturligtvis ha ännu fler, att konsulta som frilans innebär ju även att din lön faktiskt är 100 % provisionsbaserad – precis som vilken säljare som helst, men känns det svårt och ovant i början så är de bättre att du börjar med att sätta ett mål som du faktiskt kan uppnå och därefter justerar det löpande.

Sist men inte minst: kom ihåg att du alltid har rätt att ångra dig också. Ibland kanske du känner direkt i magen att allt verkar bra på papperet, men får ändå den där molande känslan av att det här inte är riktigt rätt för dig. Du måste inte offerera eller jobba med någon/något du inte vill! Ryggradsreflexen att ta på sig allt man kan tenderar att sitta rätt så hårt, men påminn dig själv om varför du startade eget.

Jag förespråkar inte att ta alla dina beslut baserat enbart på magkänsla, låt givetvis del hjärnan, plånboken och logiken vara med också. Men känns det inte rätt så blir det sällan lätt heller och risken är hög för att det i värsta fall kan slå mot ditt varumärke när du inte förmår att leverera vad som efterfrågas.

Hoppas att den här bloggserien gett dig lite inspiration och nya tankar kring hur du kan vidareutveckla dina prissättningskunskaper och ditt frilansande. Kanske har du själv något riktigt bra tips? Dela gärna med dig i så fall.

Vi hörs och ses i flödet! Vill du bolla vidare med mig så når du mig enklast på Linkedin.
/Malin