Arkivsamordnare - Nivå 3
Övrigt
Detta uppdrag är inte längre tillgängligt.
Description
Uppdrag med säkerhetsskyddsavtal
Projektledare Arkivdokumentation
Uppdragsspecifikation Uppdrag med säkerhetsskyddsavtal
Inom trafikförvaltningen finns verksamheter som är av betydelse för Sveriges säkerhet och hanterar säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter (”hemlig information”). För att få arbeta i dessa uppdrag krävs att konsulten och konsultens företag genomgår en så kallad säkerhetsskyddad avrop med säkerhetsskyddsavtal (SUA). Syftet med SUA är att säkerställa att den konsult som deltar i trafikförvaltningens verksamhet är pålitlig utifrån säkerhetssynpunkt samt att konsultens företag vidtar erforderliga säkerhetsskyddsåtgärder.
Nivåer på säkerhetsskysavtal
Det finns tre nivåer på säkerhetsskyddsavtal. Beställaren har tidigare genomfört en riskanalys (s.k. särskild säkerhetsskyddsbedömning) och fastställt vilken nivå som gäller. Nivån går att utläsa på sidan 1 i detta dokument.
Nivåerna styr vem som bär ansvaret för vilka typer av säkerhetsskyddsåtgärder baserat på trafikförvaltningens eller konsultens egna lokaler:
· Nivå 1 – konsulten kommer att i egna lokaler få tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/ eller säkerhetskänslig verksamhet.
· Nivå 2 – konsulten kommer att i trafikförvaltningens lokaler få möjlighet att förvara säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/ eller säkerhetskänslig verksamhet.
· Nivå 3 – konsulten kommer att i trafikförvaltningens egna lokaler få tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/ eller säkerhetskänslig verksamhet.
Nivå 1 och 3 är vanligast förekommande. Nivå 2 används ytterst sällan.
Så blir du SUA-godkänd
Processen för att bli SUA-godkänd skiljer sig vanligtvis inte från nivå till nivå. Den enda skillnaden är att SUA 1 kräver att verksamheten vidtar åtgärder i sina egna lokaler för att lagra och skydda säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/eller säkerhetskänslig verksamhet. SUA 3 kräver att trafikförvaltningen själva har vidtagit åtgärder. Åtgärder ska vidtas inom området för informationssäkerhet, personalsäkerhet och fysisk säkerhet. Trafikförvaltningen hjälper dig att genomföra kraven inom dessa områden. Kostnaden för åtgärder står konsultbolaget för själv. Det kan exempelvis handla om att konsultbolaget behöver ha ett säkerhetsskåp för förvaring av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
Steg för steg
1. WFQ har meddelat att du tilldelats ett avropsavtal. Avropsavtal kan dock inte tecknas innan godkänd SUA-process.
2. WFQ kommer kontakta er för att samla in uppgifter inför SUA signering och prövning. Uppgifterna som krävs är bl a: namn, personnummer och kontaktuppgifter för:
- Företagets verkställande ledning
- Företagets säkerhetsskyddschef.
- Konsulten/erna som ska genomföra uppdraget.
3. Ni får därefter ett säkerhetsskyddsavtal skickat till dig på e-post (skriv ut två exemplar enkelsidigt).
4. Firmatecknare (eller annan med fullmakt, om fullmakt används skall bevis om fullmakt bifogas) ska skriva på båda exemplaren
5. Bifoga registreringsbevis från Bolagsverket.
6. Skicka in båda avtalen (samtliga sidor och ev bilagor) och underlag från Bolagsverket till WFQ. Alla dokument skickas i samma kuvert till:
Workforce Logiq Sweden AB, Mäster Samuelsgatan 42, 111 57 Stockholm
Att: Trafiknämnden
7. Företagets verkställande ledning och säkerhetsskyddschef genomgår säkerhetsprövning genom WFQ som bjuder in personerna till säkerhetsintervju Säkerställ ni kan legitimera er.
8. Företagets verkställande ledning och säkerhetsskyddschef genomgår webbaserad säkerhetsskyddsutbildning steg 1 som WFQ skickar ut med länk.
9. Uppdragskonsulten genomgår säkerhetsprövning genom WFQ som bjuder in personen som leder till en godkänd prövning.
10. Uppdragskonsulten genomgår webbaserad säkerhetsskyddsutbildning steg 1 som WFQ skickar ut med länk.
11. Efter tecknat säkerhetsskyddsavtal, godkända säkerhetsprövningar av ledningen och konsult, genomförda utbildningar kan företaget ingå uppdragsavtal med WFQ.
Hur lång tid tar en godkänd SUA-process?
Om företaget sedan tidigare har ett godkänt SUA med trafikförvaltningen behöver inget nytt avtal tecknas om syftet och innehållet i uppdraget är likvärdigt.
Om konsulten har en godkänd säkerhetsprövning med liknande uppdrag och syfte behöver ingen ny säkerhetsprövning genomföras. WFQ kommer informera leverantör om nytt SUA krävs.
Sintiden för en SUA-process med undertecknat avtal och godkända säkerhetsprövningar tar 4 veckor.
Bakgrund
Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor. Som anställd eller konsult förväntas man att efterleva Trafikförvaltningens värderingar vilket är:
Öppenhet: Ett enkelt hej kan leda till så mycket. Genom att bjuda in och dela med oss skapar vi en offentlig verksamhet med ett öppet klimat. Vi jobbar för hela regionens invånare. Alla räknas.
Kompetens: Hos oss vågar vi välja en riktning, men vi har också modet att tänka om. Vi tar tillvara på varandras kunskap och vill hela tiden lära mer. Här finns möjligheter att växa och utvecklas.
Pålitlighet: Tillsammans levererar vi kollektivtrafik och utvecklar den för framtiden. Vi är tydliga med både förväntningar och utmaningar. Om något inte fungerar förklarar vi varför och tar ansvar.
Samverkan: Hos oss är alla en del av helheten, det ger energi. Vi inkluderar alla som behövs för att vi ska kunna nå de gemensamma målen.
Teknikavdelningen (TE) har som huvuduppdrag att leda verksamheten för TF:s anläggningsförvaltning med styrning från strukturerna i ISO 55000, vara anläggningsägare för densamma inkluderande fordon och fartyg. Därutöver har avdelningen ansvar för att driva och förvalta ett stort antal kommersiella avtal. Avdelningen består av 1 avdelningschef och 1 biträdande avdelningschef, 6 sektioner och 15 grupper.
Beskrivning av sektion/program/projekt
Uppdraget är placerat inom gruppen avdelningsstöd på Teknikavdelningen men stödjer även Ledningsstabens arkivfunktion inom Trafikförvaltningen.
Teknikavdelningens avdelningsstöd har som uppdrag att bidra med ett administrativt stöd, ledningsstöd, uppdrag och processledning samt SMAK (Säkerhet, Miljö Arbetsmiljö och kvalitet).
Beskrivning av uppdraget
Uppdraget innebär projektledning och därmed ansvar för att på ett systematiskt, enhetligt och resurseffektivt sätt leda arbetet med att identifiera, sortera, förteckna, strukturera upp och arkivera allmänna handlingar i form av ritningar och övrig dokumentation. I rollen som projektledare ingår även att kommunicera och hjälpa avdelningen att tolka tillämpliga lagkrav och styrande dokument. Uppdraget kan även innebära att projektledaren själv bidrar i det operativa arbetet med mål att säkerställa att dokumentation arkiveras och förvaras på angivet sätt genom att följa gällande regelverk.
Dokumentation kommer på sikt att flyttas till nytt arkiv något projektledaren kommer att samverka kring med andra resurser och avdelningar.
Avstämningar sker mot referensgrupp och rapport sker till styrgrupp.
40
Start- och slutdatum
Start: 2024-06-03
Slut: 2025-06-02
Ev optioner på förlängning: 1+1 år
Uppdrag med säkerhetsskyddsavtal
Projektledare Arkivdokumentation
Uppdragsspecifikation Uppdrag med säkerhetsskyddsavtal
Inom trafikförvaltningen finns verksamheter som är av betydelse för Sveriges säkerhet och hanterar säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter (”hemlig information”). För att få arbeta i dessa uppdrag krävs att konsulten och konsultens företag genomgår en så kallad säkerhetsskyddad avrop med säkerhetsskyddsavtal (SUA). Syftet med SUA är att säkerställa att den konsult som deltar i trafikförvaltningens verksamhet är pålitlig utifrån säkerhetssynpunkt samt att konsultens företag vidtar erforderliga säkerhetsskyddsåtgärder.
Nivåer på säkerhetsskysavtal
Det finns tre nivåer på säkerhetsskyddsavtal. Beställaren har tidigare genomfört en riskanalys (s.k. särskild säkerhetsskyddsbedömning) och fastställt vilken nivå som gäller. Nivån går att utläsa på sidan 1 i detta dokument.
Nivåerna styr vem som bär ansvaret för vilka typer av säkerhetsskyddsåtgärder baserat på trafikförvaltningens eller konsultens egna lokaler:
· Nivå 1 – konsulten kommer att i egna lokaler få tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/ eller säkerhetskänslig verksamhet.
· Nivå 2 – konsulten kommer att i trafikförvaltningens lokaler få möjlighet att förvara säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/ eller säkerhetskänslig verksamhet.
· Nivå 3 – konsulten kommer att i trafikförvaltningens egna lokaler få tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/ eller säkerhetskänslig verksamhet.
Nivå 1 och 3 är vanligast förekommande. Nivå 2 används ytterst sällan.
Så blir du SUA-godkänd
Processen för att bli SUA-godkänd skiljer sig vanligtvis inte från nivå till nivå. Den enda skillnaden är att SUA 1 kräver att verksamheten vidtar åtgärder i sina egna lokaler för att lagra och skydda säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och/eller säkerhetskänslig verksamhet. SUA 3 kräver att trafikförvaltningen själva har vidtagit åtgärder. Åtgärder ska vidtas inom området för informationssäkerhet, personalsäkerhet och fysisk säkerhet. Trafikförvaltningen hjälper dig att genomföra kraven inom dessa områden. Kostnaden för åtgärder står konsultbolaget för själv. Det kan exempelvis handla om att konsultbolaget behöver ha ett säkerhetsskåp för förvaring av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
Steg för steg
1. WFQ har meddelat att du tilldelats ett avropsavtal. Avropsavtal kan dock inte tecknas innan godkänd SUA-process.
2. WFQ kommer kontakta er för att samla in uppgifter inför SUA signering och prövning. Uppgifterna som krävs är bl a: namn, personnummer och kontaktuppgifter för:
- Företagets verkställande ledning
- Företagets säkerhetsskyddschef.
- Konsulten/erna som ska genomföra uppdraget.
3. Ni får därefter ett säkerhetsskyddsavtal skickat till dig på e-post (skriv ut två exemplar enkelsidigt).
4. Firmatecknare (eller annan med fullmakt, om fullmakt används skall bevis om fullmakt bifogas) ska skriva på båda exemplaren
5. Bifoga registreringsbevis från Bolagsverket.
6. Skicka in båda avtalen (samtliga sidor och ev bilagor) och underlag från Bolagsverket till WFQ. Alla dokument skickas i samma kuvert till:
Workforce Logiq Sweden AB, Mäster Samuelsgatan 42, 111 57 Stockholm
Att: Trafiknämnden
7. Företagets verkställande ledning och säkerhetsskyddschef genomgår säkerhetsprövning genom WFQ som bjuder in personerna till säkerhetsintervju Säkerställ ni kan legitimera er.
8. Företagets verkställande ledning och säkerhetsskyddschef genomgår webbaserad säkerhetsskyddsutbildning steg 1 som WFQ skickar ut med länk.
9. Uppdragskonsulten genomgår säkerhetsprövning genom WFQ som bjuder in personen som leder till en godkänd prövning.
10. Uppdragskonsulten genomgår webbaserad säkerhetsskyddsutbildning steg 1 som WFQ skickar ut med länk.
11. Efter tecknat säkerhetsskyddsavtal, godkända säkerhetsprövningar av ledningen och konsult, genomförda utbildningar kan företaget ingå uppdragsavtal med WFQ.
Hur lång tid tar en godkänd SUA-process?
Om företaget sedan tidigare har ett godkänt SUA med trafikförvaltningen behöver inget nytt avtal tecknas om syftet och innehållet i uppdraget är likvärdigt.
Om konsulten har en godkänd säkerhetsprövning med liknande uppdrag och syfte behöver ingen ny säkerhetsprövning genomföras. WFQ kommer informera leverantör om nytt SUA krävs.
Sintiden för en SUA-process med undertecknat avtal och godkända säkerhetsprövningar tar 4 veckor.
Bakgrund
Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor. Som anställd eller konsult förväntas man att efterleva Trafikförvaltningens värderingar vilket är:
Öppenhet: Ett enkelt hej kan leda till så mycket. Genom att bjuda in och dela med oss skapar vi en offentlig verksamhet med ett öppet klimat. Vi jobbar för hela regionens invånare. Alla räknas.
Kompetens: Hos oss vågar vi välja en riktning, men vi har också modet att tänka om. Vi tar tillvara på varandras kunskap och vill hela tiden lära mer. Här finns möjligheter att växa och utvecklas.
Pålitlighet: Tillsammans levererar vi kollektivtrafik och utvecklar den för framtiden. Vi är tydliga med både förväntningar och utmaningar. Om något inte fungerar förklarar vi varför och tar ansvar.
Samverkan: Hos oss är alla en del av helheten, det ger energi. Vi inkluderar alla som behövs för att vi ska kunna nå de gemensamma målen.
Teknikavdelningen (TE) har som huvuduppdrag att leda verksamheten för TF:s anläggningsförvaltning med styrning från strukturerna i ISO 55000, vara anläggningsägare för densamma inkluderande fordon och fartyg. Därutöver har avdelningen ansvar för att driva och förvalta ett stort antal kommersiella avtal. Avdelningen består av 1 avdelningschef och 1 biträdande avdelningschef, 6 sektioner och 15 grupper.
Beskrivning av sektion/program/projekt
Uppdraget är placerat inom gruppen avdelningsstöd på Teknikavdelningen men stödjer även Ledningsstabens arkivfunktion inom Trafikförvaltningen.
Teknikavdelningens avdelningsstöd har som uppdrag att bidra med ett administrativt stöd, ledningsstöd, uppdrag och processledning samt SMAK (Säkerhet, Miljö Arbetsmiljö och kvalitet).
Beskrivning av uppdraget
Uppdraget innebär projektledning och därmed ansvar för att på ett systematiskt, enhetligt och resurseffektivt sätt leda arbetet med att identifiera, sortera, förteckna, strukturera upp och arkivera allmänna handlingar i form av ritningar och övrig dokumentation. I rollen som projektledare ingår även att kommunicera och hjälpa avdelningen att tolka tillämpliga lagkrav och styrande dokument. Uppdraget kan även innebära att projektledaren själv bidrar i det operativa arbetet med mål att säkerställa att dokumentation arkiveras och förvaras på angivet sätt genom att följa gällande regelverk.
Dokumentation kommer på sikt att flyttas till nytt arkiv något projektledaren kommer att samverka kring med andra resurser och avdelningar.
Avstämningar sker mot referensgrupp och rapport sker till styrgrupp.
40
Start- och slutdatum
Start: 2024-06-03
Slut: 2025-06-02
Ev optioner på förlängning: 1+1 år
Period
2024-06-03 -
2025-06-02